Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit anderen Worten: In diesem Dokument finden Sie alle Vorschriften, die Sie bei der Buchhaltung einhalten müssen. Welche Regeln insbesondere für Betriebe mit Kassensystemen relevant sind und was sich dabei seit 2019 geändert hat, erfahren Sie hier.
Allgemeine Grundsätze der Buchführung
Die GoBD traten erstmals im Jahr 2015 in Kraft. Seitdem müssen sämtliche Unterlagen, die Geschäftsführer im Rahmen ihrer Steuererklärung beim Finanzamt einreichen, neun Kriterien erfüllen:
- Richtigkeit
- Vollständigkeit
- Ordnung
- Zeitgerechtigkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Nachprüfbarkeit
- Unveränderbarkeit
- Sicherheit
- Archivierung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit einem Kassensystem arbeiten, müssen Sie entsprechend dieser Richtlinien folgende Regeln beachten:
- Die Datenverarbeitung im Rechnungswesen teilt sich in zwei Kategorien auf: Die Finanzbuchhaltung als Hauptsystem und Registrier- oder PC-Kassen als Vor- bzw. Nebensysteme.
- Bargeldeinnahmen und -ausgaben sind täglich aufzuzeichnen.
- Elektronische Kassen müssen maschinell auswertbar und revisionssicher sein.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in einem Online-Lexikon, über das Sie zu einem kostenlosen E-Book zum Thema GoBD gelangen.
Neue Grundsätze im digitalen Zeitalter
Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlichte im Juli eine aktualisierte Version der GoBD. Die Neufassung zielt darauf ab, Verfahrensweisen der Buchhaltung an den technischen Fortschritt anzupassen und somit für Unternehmer so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Deshalb ist ab sofort eine Reihe von elektronischen Hilfsmitteln zugelassen. Für Geschäftsführer, die Kassensysteme verwenden, bedeutet das konkret:
- Sie dürfen Belege nun auch mit mobilen Endgeräten scannen.
- Es ist nicht mehr verboten, Papierbelege ins Ausland zu bringen und dort digital zu erfassen.
- Aufzeichnungen aus Ihrem elektronischen Kassensystem können Sie unter bestimmten Voraussetzungen in konvertierter Form (zum Beispiel als Excel- oder pdf-Datei) aufbewahren.
Dank dieser Erweiterungen haben Sie nun die Möglichkeit, viele manuelle Fleißarbeiten durch automatisierte Prozesse zu ersetzen. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch die potenzielle Fehlerquote in Ihren Dokumenten um ein Vielfaches.
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